Smartfile:Tutto sotto controllo

Gestire l’informazione significa poterla controllare. Nello spazio e nel tempo. Smartfile lo sa. Con i sistemi tradizionali di archiviazione, però, questo non è sempre possibile, dato che ai documenti spesso può accedere chiunque, oppure rintracciarli comporta notevoli perdite di tempo.

L’Istituto Internazionale Delphi Group ha rilevato che il tempo impiegato dagli operatori nella ricerca di documenti d’archivio è in media di 4 ore la settimana. Una prassi negativa che costa a imprenditori e pubblica amministrazione alcune migliaia di euro l’anno per ogni dipendente.

Per ovviare a questi problemi una soluzione c’è e si chiama SmartFile.

Un sistema che consente di proteggere anche gli archivi di grandi dimensioni, costituiti da decine di scaffalature e centinaia di scatole e documenti.

Con SmartFile la logica funzionale dell’armadio intelligente viene estesa a un’intera stanza. L’utente provvisto di key card è identificato lungo i corridoi da antenne radio disposte sugli scaffali. Verificata la sua autorizzazione a operare, il sistema consente di inserire o rimuovere scatole e fascicoli (tutti o in parte). Inoltre, la possibilità di ritrovare informazioni archiviate da lungo tempo diventa in questo caso particolarmente utile ed è agevolata dall’utilizzo di un comune browser web.

Il sistema SmartFile richiede l’utilizzo di raccoglitori speciali all’interno dei quali viene "annegato" un chip transponder con tecnologia RFID, capace di comunicare costantemente all’armadio intelligente il proprio codice identificativo. I documenti sensibili vanno archiviati all’interno di raccoglitori "intelligenti" forniti a corredo del sistema.

Ogni raccoglitore contiene un chip transponder (Tag RFID) che lo identifica in modo univoco e sicuro. Non appena il raccoglitore viene posizionato all’interno dell’armadio intelligente, i sensori ne identificano il codice. Quando il raccoglitore viene estratto dal mobile l’evento è immediatamente comunicato al sistema centrale di controllo e supervisione. L’utilizzatore autorizzato al prelievo dei raccoglitori è identificato tramite key card SmartPass anch’essa dotata di tag RFID.

L’apertura della porta dell’armadio è controllata da una serratura elettrica gestita dalla centralina SmartFile installata in ogni mobile. La centralina garantisce la gestione dei sensori RFID responsabili della identificazione di ogni fascicolo nonché la comunicazione costante con il sistema di supervisione via reti IP (cablaggio strutturato o wifi). Sulla porta di ogni armadio intelligente è posizionato un lettore di prossimità tramite il quale l’utente è identificato e la porta viene aperta. Nella parte superiore dell’armadio si trova, inoltre, un semaforo a led bicolore con segnalatore acustico di allarme.

L’uso di SmartFile non comporta alcun cambiamento nella normale attività degli operatori, né richiede input di dati o doppi inserimenti. 

Il sistema consente l’accesso alle sole persone autorizzate. Con svariate opzioni. Per esempio, solo ad alcuni armadi e, all’interno di questi, solo a specifici raccoglitori.